Workflow SharePoint : automatiser vos processus avec Power Automate
7 janvier 2026
Grâce aux déclencheurs SharePoint, vous pouvez réduire la charge de travail en créant des automatisations.
Au sein de votre entreprise, vous faîtes face à de nombreux enjeux qui peuvent entraver la productivité de votre structure.
Parmi les plus courants, on retrouve notamment :
- Le télétravail qui change la manière de collaborer entre vos collaborateurs
- La multiplications des outils utilisés dans votre entreprise, certains même en dehors de l’environnement Microsoft
- Les besoins d’uniformité dans vos process de travail et dans la structure de vos documents (utilisation des documents modèles…)
- Les enjeux liés à la sécurité de vos données si vos informations sont éparpillées à plusieurs endroits
Avec vos licences Microsoft, votre enjeu principal est de réussir à positionner SharePoint au cœur de votre productivité et de la collaboration entre vos collaborateurs.
SharePoint, l’allié de la productivité dans votre entreprise
SharePoint est avant tout un outil qui vous permet de centraliser la connaissance (GED communes, contenus partagés, gain dans la recherche de l’information…) et de collaborer en toute transparence (via les sites d’équipes).
SharePoint est aussi un bon outil pour animer votre communication interne (via les sites de communication).
Le rapport entre SharePoint, Onedrive et Teams
Pour résumer rapidement les utilités de chacun des outils, on peut dire que :
- OneDrive permet à chaque utilisateur de bénéficier de son espace de stockage personnel
- SharePoint est une plateforme de collaboration (stockage de fichiers partagés, structurer les informations grâce notamment aux métadonnées…)
- Teams est l’outil de la collaboration en temps réel pour gagner du temps dans le travail quotidien
Par contre, et c’est là tout l’enjeu pour votre entreprise, en utilisant intelligemment ces outils vous pouvez bénéficier rapidement de vrais gains de productivité via une meilleure organisation du travail.
Les bonnes pratiques pour que la productivité de votre entreprise soit la meilleure
Dans toutes les entreprises que nous accompagnons, il y a au départ un mauvais usage de ces trois outils puisque les collaborateurs ont tendance à créer des documents sur leur OneDrive personnel puis à les partager avec les collaborateurs concernés. Or, à moyen terme, quand un collaborateur quitte l’entreprise, il est très difficile de récupérer ce qu’il a créé ou déposé sur son environnement.
Par conséquent, selon la taille de votre entreprise, il peut être intéressant de centraliser tous les documents de travail au sein de SharePoint pour éviter ces pertes d’informations, permettre à tous les collaborateurs de retrouver des documents clés et surtout pour uniformiser vos process assurant ainsi une meilleure qualité de travail (notamment grâce à la suppression des doublons).
Chez Maecia, nous accompagnons nos clients pour construire leur environnement de travail directement sur SharePoint en respectant leurs particularités (organisation de l’entreprise, habitudes de travail…) et leurs besoins fonctionnels (confidentialité de certains contenus, droits de gestion sur les contenus…). Nous cherchons à utiliser la logique de sites (équipe ou communication), de hub (site principal et sous-sites) et de droits.
Et la place de Teams dans tout ça ?
Quand vous créez des sites d’équipe sur SharePoint, un channel Teams est ajouté pour tous les collaborateurs concernés. Et toutes les informations présentes dans le site SharePoint remontent directement dans Teams :
- Les fichiers déposés dans le site SharePoint sont automatiquement partagés à tous les membres de l’équipe sans intervention de votre part et permet immédiatement de collaborer en ligne sur des documents (sans avoir à se les envoyer sur leurs boites emails)
- Les collaborateurs peuvent échanger sur le projet directement dans le channel Teams de l’équipe
- Les fichiers peuvent être déposé et être accessibles indistinctement sur Teams ou sur SharePoint
- Les notes prises au sein du bloc-notes sont communes à tous les utilisateurs de l’équipe projets pour partager plus facilement des mémos ou des comptes-rendus…
Teams peut ainsi devenir le cœur de la collaboration et le premier vecteur de gain de productivité.
Quels sont les autres outils pour gagner en productivité sur SharePoint
Quand vous décidez d’utiliser SharePoint pour votre collaboration au sein de votre entreprise, vous avez l’opportunité d’utiliser l’ensemble de l’écosystème Microsoft 365 pour automatiser des tâches et gagner en productivité.
Parmi les outils les plus utilisés, vous trouverez : Microsoft Forms, Power Automate, Power Apps…
Et l’ensemble de ces outils vont vous permettre de digitaliser certains process internes, d’optimiser la diffusion de l’information et d’assurer de la réactivité au quotidien pour faire gagner du temps de travail productif pour vos collaborateurs.
Chercher à utiliser tout l’environnement Microsoft
L’environnement Microsoft est vaste et vous permet de bien organiser votre productivité interne en permettant à vos collaborateurs d’utiliser au mieux tous les outils mis à leur disposition.
Parmi les outils qui vous permettent d’optimiser votre productivité, vous retrouvez :
- Power Automate qui vous permet d’automatiser les tâches répétitives (création manuelle de dossiers ou de documents dans une GED…), d’automatiser les notifications (envoi d’une notification automatique sur Teams à la publication d’un document important…) et de digitaliser des process (à la soumission d’une demande dans une liste SharePoint, les valideurs sont immédiatement notifié sur Teams…)
- Microsoft Forms pour sonder vos collaborateurs (sur leur satisfaction au travail…) ou créer des formulaires avancés (inscription à des événements…) permettant un traitement centralisé des réponses par des utilisateurs désignés. En couplant Microsoft Forms avec Power Automate notamment, il est possible d’aller encore plus loin. Pour différents clients, Maecia a développé des jeux concours sur SharePoint avec des mises à jour automatiques des classements via Power Automate par exemple.
- Microsoft Loop pour créer des espaces de gestion de projet avancés ou encore des bases de connaissances puissantes et engageantes.
- Power Apps qui vous permet de créer facilement des applications métiers…
Et évidemment, l’utilisation de Copilot, l’IA de Microsoft, sur l’ensemble de votre environnement apporte un véritable plus pour être toujours plus performant.
N’hésitez pas à contacter Maecia si vous souhaitez en savoir plus sur les outils Microsoft et leurs utilités.
Quelques exemples concrets d’utilisation de l’environnement Microsoft réalisés par Maecia
Fluidifier la communication interne
Pour fluidifier la communication interne de nos clients, nous créons des sites de communication sur SharePoint dans lesquels nous réalisons :
- Un travail de conception pour que l’intranet SharePoint réponde aux besoins stratégiques de l’entreprise
- Un travail graphique pour engager les collaborateurs sur l’intranet et sortir du cadre froid de SharePoint Online standard
- Un création complète de l’intranet SharePoint avec la mise en place de gabarits modèles et une formation des équipes internes pour leur garantir une parfaite autonomie
Des automatisations via Power Automate peuvent permettent de faire gagner du temps à l’équipe en charge de l’animation de l’intranet (communication, RH…).
Les clients concernés : Oppic, Caisse d’Epargne Auvergne Limousin, Reims Santé au Travail, Transition Pro Grand Est…
Optimiser la productivité globale de l’entreprise
Pour optimiser la productivité globale de l’entreprise, nous auditons l’organisation existante de nos clients, nous échangeons en proximité avec l’équipe projet pour proposer la meilleure articulation sur Microsoft au regard de l’ADN de l’entreprise.
Nous déployons la nouvelle organisation directement sur l’environnement de nos clients pour assurer une réactivité dans le projet et une proximité de conseil.
Ces prestations peuvent mobiliser de nombreux outils Microsoft comme SharePoint, Teams, Power Automate…
Les clients concernés : Cyklea, Eskimoz, PepsiCO…
Organiser un jeu concours sur SharePoint
Pour des jeux concours internes, l’utilisation de Microsoft est la solution la plus pertinente pour aller vite et sécuriser les données de votre entreprise.
Nous accompagnons les clients pour :
- Établir la mécanique complète du jeu concours (comment les collaborateurs participent, gagnent des points…)
- Créer l’environnement Microsoft complet avec : un site de communication SharePoint qui centralise toutes les informations (classement, règlement, pages clés…), des formulaires sur Microsoft Foms pour récupérer les participations (stockage des données sur Excel), des automatisations sur Power Automate pour mettre à jour le classement en temps réel…
- Piloter pendant toute la durée du jeu concours
- Faire un reporting détaillé à la fin du jeu concours
Les clients concernés : Oryx Energies, Stellantis…
Vous avez un projet SharePoint ?
Découvrez notre offre dédiée à la bonne utilisation de SharePoint.
- Moderniser l’intranet SharePoint existant
- Réussir l’onboarding des collaborateurs
- Former les collaborateurs à la bonne utilisation de SharePoint…
👉 Échangez avec un expert SharePoint et découvrez nos réalisations (TotalEnergies, Oryx Energies, Caisse d’Epargne Auvergne Limousin, etc.).
Les bénéfices des workflow SharePoint
Gain de temps
En utilisant intelligemment SharePoint, vous pouvez :
- Réduire le nombre d’emails internes
- Gérer le versionning de vos documents
- Gagner en réactivité grâce au bon usage de Teams
Le gain de temps productif peut donc être extrêmement élevé pour votre entreprise.
Gain de qualité
En accompagnant vos collaborateurs dans le déploiement de cette organisation de travail, vous faites monter votre marque employeur, vous démontrer que vous êtes une entreprise moderne et performante et vous accompagnez vos collaborateurs dans leur propre progression (en maîtrisant mieux les outils digitaux).
Vous pouvez également espérer une forte réduction du turn over de vos collaborateurs.
