Engagement des collaborateurs sur SharePoint : les bonnes pratiques
5 janvier 2026
Réussir à engager ses collaborateurs sur SharePoint est le sujet numéro 1 dans toutes les entreprises que nous accompagnons.
En effet, si SharePoint offre de nombreuses possibilités, il peut parfois paraître austère et difficile à rendre “joli”.
Mais l’engagement des collaborateurs sur SharePoint passe-t-il uniquement par l’approche graphique ? Pas vraiment.
La question n’est donc pas seulement de rendre votre site SharePoint plus joli mais d’en faire un point d’entrée simple, efficace et réellement utilisé par vos collaborateurs ?
Mesurer l’engagement sur SharePoint
SharePoint et Microsoft 365 proposent des fonctionnalités analytiques ou rapports d’usages. Elles vous permettent d’analyser l’utilisation de l’intranet afin de diagnostiquer pourquoi l’engagement n’est pas au niveau attendu.
- Pages les plus consultées (nombre de vues, nombre de visiteurs, etc.)
- Temps passé sur les contenus
- Fréquence de consultation par types d’utilisateurs
D’autres signaux d’engagement sont les retours qualitatifs. C’est-à-dire les commentaires et feedback des équipes au sujet de l’intranet et des communications partagées.
La bonne approche pour engager sur SharePoint
Avant de parler graphisme ou de fonctionnalités, il faut comprendre les usages réels de vos équipes et s’appuyer sur les forces natives de sharepoint Online pour concevoir ou faire évoluer l’intranet.
S’appuyer sur SharePoint Online plutôt que de détourner son usage
La bonne approche quand on mène un projet sur SharePoint, c’est d’utiliser SharePoint Online dans sa version native pour les raisons suivantes :
- SharePoint possède déjà de nombreux webparts qui vous permettent de créer des pages complètes et intéressantes pour vos collaborateurs
- SharePoint évolue régulièrement donc l’outil reste une solution vivante que ne vous laissez pas figé dans l’intranet que vous allez mettre en place (consulter la roadmap de SharePoint)
- En vous passant d’une surcouche technique, vous économisez du budget (dans la création et dans les licences utilisateurs) et vous vous assurez une parfaite pérennité de l’intranet (pas de maintenance à prévoir)
- SharePoint peut s’interfacer avec la plupart des outils de Microsoft 365 et vous ouvre un champ des possibles forts, surtout à l’avenir quand la maturité digitale de vos collaborateurs aura évoluée
En résumé, appuyez-vous sur les forces de SharePoint, puisqu’il y en a.
Identifier et lever les freins à l’utilisation de SharePoint
Comme pour tout projet d’intranet, sur SharePoint ou sur une autre technologie, l’engagement des collaborateurs est réussi si l’intranet apporte une plus-value au quotidien des utilisateurs.
Parmi les principaux freins à l’engagement que nous rencontrons dans les projets SharePoint, on peut citer :
- Les collaborateurs ne retrouvent pas les liens vers les autres outils de l’entreprise donc ils perdent du temps chaque jour
- Les contenus publiés ne sont pas poussés aux collaborateurs donc ils ne les voient pas forcément au bon moment
- Les documents introuvables sur OneDrive donc les demandes passent par emails…
- L’intranet n’est pas assez animé (manque d’actualités ou d’informations, etc.)
- Les contenus sont peu utiles ou mal ciblés (messages trop corporates et éloignés de l’opérationnel)
Vous pourrez ensuite faire évoluer votre SharePoint et votre écosystème digital pour adapter l’intranet aux besoins de vos collaborateurs et lever les freins identifiés.
C’est à SharePoint de s’adapter et par l’inverse.
Les clés pour engager vos collaborateurs sur SharePoint
Pousser au maximum la créativité sur votre SharePoint
Évidemment, l’approche graphique est une composante forte de l’engagement des collaborateurs sur SharePoint. Pas de panique, il est tout à fait possible de rendre votre site SharePoint agréable à l’œil.
Quand nous travaillons avec nos clients sur les aspects graphiques de leur intranet, nous cherchons ensemble :
- À trouver un nom et une identité graphique forte pour l’intranet afin de le personnifier et d’en faciliter l’adoption
- À identifier les éléments du site qui doivent être facilement administrables (pour lesquels nous utilisons des webparts SharePoint natifs) et les éléments qui doivent être plus impactants (dans ce cas, nous pouvons intégrer des images entièrement sur mesure) pour qu’à l’arrivée, l’intranet puisse happer vos collaborateurs
Cela passe souvent par une page d’accueil centrée sur les besoins utilisateurs.
Utilisez tout l’écosystème Microsoft pour animer et relayer vos informations
L’écosystème Microsoft est assez large pour vous permettre de l’utiliser à bon escient pour favoriser l’engagement de vos collaborateurs :
- Vous pouvez par exemple utiliser les listes SharePoint pour digitaliser des demandes qui sont actuellement en papier ou par email.
- Vous pouvez sonder régulièrement vos collaborateurs directement dans l’intranet SharePoint en utilisant Microsoft Forms.
- Vous pouvez utiliser Power Automate pour remonter un flux RSS de votre site corporate sur l’intranet SharePoint ou pour automatiser l’envoi des informations clés par email ou sur Teams…
Chez Maecia, nous avons réalisé pour Cyklea une automatisation qui lui permet, à la création d’un nouveau client dans une liste SharePoint, la création automatique des dossiers de la GED correspondant avec les bons droits de visibilité. Il a donc ainsi pu gagner de temps de travail productif, harmoniser son organisation et limiter les erreurs inhérentes aux contributions manuelles.
Il faut penser SharePoint comme le centre névralgique de votre communication et comme le vecteur de votre excellence opérationnelle.
En résumé, pour engager vos collaborateurs il faut…
En analysant les usages réels, en levant les freins identifiés et en animant régulièrement votre intranet, vous transformez SharePoint en outil du quotidien et renforcez durablement l’engagement de vos collaborateurs.
En pratique, cela veut dire :
- Analyser les usages et les attentes de vos collaborateurs
- Les impliquer dès la conception de l’intranet
- Créer une interface agréable à utiliser
- Segmenter vos contenus selon les populations
- Faire vitre l’intranet avec du contenu pertinent
- Relayer ces contenus sur les autres supports que l’intranet
- Former et accompagner un réseau d’ambassadeurs sur SharePoint
- Sondez les utilisateurs afin d’évaluer leur engagement et leur satisfaction (sondages, enquêtes, quiz, etc.)
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Notre approche combine expertise fonctionnelle, design centré sur l’utilisateur pour créer des environnements à la fois esthétiques et performants.
Notre méthodologie s’appuie sur trois piliers :
- Cadrer les besoins à travers des ateliers métiers et UX, afin de définir les usages réels de vos collaborateurs.
- Concevoir et développer une expérience moderne basée sur SPFx, intégrée à Microsoft 365, Teams et Viva.
- Accompagner le déploiement et l’adoption grâce à une communication claire, des formations ciblées et un suivi post-lancement
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