Faire l’audit de votre SharePoint pour l’améliorer efficacement
5 janvier 2026
Quand on parle d’audit de SharePoint, cet audit inclut votre intranet mis en place sur SharePoint mais également tous les sites (de communication ou d’équipe) qui ont été créés au sein de votre organisation.
Et quand on audite SharePoint, on comprend les habitudes de travail et de collaboration internes de l’entreprise et il devient alors possible d’optimiser la productivité de l’ensemble de votre structure en identifiant les points forts et les points faibles de votre écosystème SharePoint
Comprendre l’environnement SharePoint et les comptes des collaborateurs
L’usage des sites SharePoint au sein des entreprises
Dans SharePoint, vous avez la possibilité de créer des sites de communication ou des sites d’équipes :
- Les sites de communication sont souvent utilisés pour transmettre des informations
- Les sites d’équipes sont souvent utilisés pour collaborer sur un projet
L’objectif de l’audit de votre SharePoint est de comprendre les usages, identifier les manques et surtout proposer des améliorations de process qui visent à rationaliser les usages, faciliter la transmission de l’information et d’optimiser la productivité de vos salariés.
La corrélation avec les comptes utilisateurs de votre environnement Microsoft
Pourquoi l’audit de SharePoint est en corrélation avec l’organisation de vos comptes utilisateurs ?
Tout simplement parce que les sites SharePoint sont partagés avec tout ou partie de vos collaborateurs et qu’en utilisant bien les groupes et les équipes Microsoft, vous vous assurez un parfait maintien des droits sur vos sites SharePoint et vous évite des interventions manuelles à l’arrivée ou au départ d’un collaborateur de votre entreprise.
Faire l’audit pour optimiser votre utilisation de SharePoint et optimiser votre productivité
L’audit SharePoint n’est pas qu’un audit technique
Passée cette étape d’audit de votre écosystème SharePoint et des comptes utilisateurs, l’audit de votre site principal SharePoint a pour objectif d’optimiser votre communication interne.
Lors de l’audit de votre intranet SharePoint, il est important d’analyser :
- L’identité graphique, qui reste un des premiers facteurs de l’engagement de vos collaborateurs. Et même s’il est vrai que les possibilités graphiques sur SharePoint sont limitées, il est tout à fait possible de pousser au maximum la créativité de SharePoint pour assurer une expérience utilisateur avancée
- L’organisation de vos contenus au sein de l’intranet. Les intitulés de menus, la tonalité et la scénarisation des pages contribuent à la montée de votre marque employeur et à la perception de la qualité de l’outil
- La gestion des droits sur votre site SharePoint. Pour éviter de complexifier le maintien de votre site SharePoint, il peut être pertinent de penser votre site de communication en hub (site principal) et en sous-sites (site par direction, par projets…) pour que chacun soit responsable de son animation éditoriale.
La phase d’audit de votre site SharePoint vous permet d’avoir les clés pour choisir l’articulation qui conviendra à votre entreprise (son organisation, son ADN, ses objectifs…).
Prendre en compte tout l’environnement Microsoft pour l’amélioration de votre projet
Grâce à l’environnement complet de Microsoft 365 (Microsoft Forms, Teams, Power Automate…), votre projet de site SharePoint peut vous permettre d’optimiser certains process internes et donc vous permettre de gagner en efficacité au quotidien.
Prenons quelques exemples concrets pour que ce soit le plus parlant possible :
- À l’ajout d’un nouveau document sur le site SharePoint, tous les collaborateurs de l’entreprise sont alertés sur un channel Teams général. Ce process vous assure que les contenus du site SharePoint sont vus par les collaborateurs.
- À la soumission d’une nouvelle demande (commande de matériel, demande RH…), tous les responsables désignés reçoivent un email pour valider la demande du collaborateur. Ce process vous fait économiser de nombreux emails internes liés aux aller/retour inhérents à toute demande.
- À la création d’un nouveau projet dans une liste SharePoint, un dossier de la GED se créé automatiquement avec les droits de consultation et de contribution correspondants à vos critères internes. Ce process vous permet de normer les usages en interne et de faciliter la reprise en cas de départ ou d’arrivée d’un nouveau collaborateur.
Le journal d’audit de SharePoint, un complément pertinent
Pour aller plus loin dans l’audit de votre SharePoint, vous pouvez utiliser le journal d’audit pour voir l’activité détaillée sur le site SharePoint et comprendre l’utilisation et l’activité sur votre site SharePoint.
En résumé, pour faire un audit SharePoint, il faut auditer l’organisation de votre environnement Microsoft, auditer votre usage de SharePoint et comprendre les améliorations que vous pouvez apporter à votre site de communication pour qu’il soit toujours plus engageant pour vos collaborateurs.
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Catégories :
Communication interne, Conseil digital
FAQ sur les alternatives SharePoint
Questions les plus courantes sur les alternatives à SharePoint.
SharePoint est-il toujours pertinent en 2025 ?
Oui. SharePoint reste une solution intranet et de gestion des documents pertinente si votre priorité est l’intégration à l’écosystème Microsoft ou une GED très complexe.
Quelles sont les meilleures alternatives et équivalents open source à SharePoint ?
- Nextcloud
- OpenProject
- eXo Platform
- Liferay
NB : attention open source ne signifie pas gratuit. Vous devrez au moins payer les frais d’hébergement du logiciel et sa maintenance sur vos propres serveurs.
Y a-t-il une alternative gratuite à SharePoint ?
Oui. Parmi les options populaires, on trouve Google Drive, Microsoft OneDrive et les comptes gratuits proposés par certains fournisseurs comme Nextcloud, DropBox ou encore des solutions comme Zoho WorkDrive (dans sa version d’essai).
Quels sont les inconvénients de SharePoint ?
SharePoint, bien que puissant, peut être complexe et difficile à utiliser, nécessitant souvent une courbe d’apprentissage significative et un personnel spécialisé pour la personnalisation et la maintenance. Cela peut également être coûteux, avec des frais de licence élevés et des problèmes de performance potentiels, en particulier dans les grandes installations ou dans des usages géographiques étendus. L’intégration de SharePoint avec des produits non-Microsoft peut être difficile, ce qui ajoute à sa complexité de maintenance globale. Ces facteurs nécessitent une réflexion attentive sur les besoins et ressources spécifiques d’une organisation avant d’adopter SharePoint.